لین کافی (lean coffee)، یک جلسه‌ی دارای ساختار کاملا مشخص ولی بدون دستورجلسه است. همانطور که از اسم این رویداد می‌توان حدس زد، در آن تفکر ناب با ایده گردهمایی غیررسمی در یک فضای دوستانه مانند کافی شاپ، یا یک فضای باز در هم آمیخته شده است. تمامی شرکت‌کنندگان در این رویداد، با کمک یکدیگر و در یک فضای کاملا تعاملی دستورجلسه را ایجاد می‌کنند، و در ادامه شروع به بحث و گفتگو در ارتباط با آن می‌کنند. تمام گفتگوها، به این دلیل که دستورجلسه توسط خود حضار و با یک سازوکار کاملا دموکراتیک ایجاد شده است،  هدفمند و کارآمد هستند.

لین کافی های زیادی در سرتاسر دنیا از سال 2009 به بعد در شهرهای مختلف و با موضوعات مختلف شکل گرفته‌اند.

ساختار لین کافی تعمدا بسیار ساده است. در واقع، هدف داشتن کمترین ساختار به منظور برگزاری یک جلسه نتیجه محور است.

این ساختار ساده از سه بخش زیر تشکیل شده است:

  • ایجاد یک بورد کانبانی

در این مرحله ساده‌ترین بورد کانبانی، تنها با سه ستون با عناوین To Discuss، Discussing، Discussed، باید ایجاد شود. ستون اول شامل موضوعات پیشنهادی هر یک از افراد حاضر در لین کافی می‌شود. تمامی ایده‌ها و موضوعات پیشنهادی باید در این ستون قرار بگیرند. ستون discussing شامل آیتم‌هایی می‌شود که پس از رای‌گیری باید در مورد آنها به صورت تیمی گفتگو صورت پذیرد. و در نهایت ستون Discussed موضوعاتی که گفتگو در مورد آنها صورت گرفته است را نشان می‌دهد.

  • موضوعاتی که باید در مورد آن‌ها گفتگو صورت گیرد

در این گام، با استفاده از کاغذهای رنگی در دسترس افراد، هر فرد باید سعی کند موضوعات یا ایده‌هایی که متناسب با موضوع لین کافی است (گاهی اوقات ما یک تم مشخص برای لین کافی انتخاب می‌کنیم) و خودش به آن موضوعات علاقه دارد را در یک بازه زمانی مشخص (معمولا بین 3 تا 5 دقیقه) در ستون اول قرار دهد. در انتهای بازه زمانی 5 دقیقه، به هر فرد بین 1 الی 2 دقیقه زمان داده خواهد شد تا در صورت نیاز آیتم‌هایی که نوشته است را توضیح مختصری بدهد تا سایر شرکت‌کنندگان بتوانند با دید بهتری در رای‌گیری شرکت کنند.

  • رای‌گیری و گفتگو

به منظور شناسایی موضوعات پرطرفدار، با کمک تمامی شرکت‌کنندگان، رای‌گیری به سبک dot voting صورت می‌گیرد. به هر فرد تعداد حق رای مشخصی داده ‌می‌شود (معمولا بین 2 الی 3 حق رای)، که می‌تواند با انتخاب خود آنها را توزیع کند (همه را یکجا استفاده کند یا برای مثلا 3 آیتم مختلف). بعد از اتمام رای‌گیری، آیتم‌ها در ستون To Discuss بر اساس بالاترین رای از بالا به پایین مرتب می‌شوند.

حال نوبت به آن می‌رسد که اولین آیتم با بالاترین میزان رای، در ستون Discussing قرار گیرد. با در نظر گرفتن یک بازه زمانی محدود (مثلا در حدود 5 الی 10 دقیقه)، تمامی شرکت‌کنندگان شروع به گفتگو در مورد آیتم مورد نظر می‌کنند. در انتهای بازه زمانی، از تمامی شرکت‌کنندگان سوال می‌شود که آیا گفتگو در مورد این موضوع باید ادامه پیدا کند یا خیر. در صورت مثبت بودن جواب، دوباره زمان ست می‌شود و گفتگوها ادامه پیدا می‌کند. اما در صورت منفی بودن جواب، یعنی اینکه اکثریت اتفاق نظر داشته باشند که گفتگو به کفایت صورت پذیرفته است، این آیتم در ستون سوم قرار می‌گیرد و این فرآیند به همین ترتیب تکرار می‌شود.

ما در جامعه منابع انسانی چابک ایران، قصد داریم اولین سری از رویدادهای لین کافی را به صورت کاملا مجازی و با استفاده از نرم‌افزارهای تحت وب موجود، برگزار نماییم.

شما از طریق لینک زیر می توانید در اولین رویداد لین کافی (Lean Coffee) برگزار شده به صورت مجازی توسط انجمن منابع انسانی چابک ایران شرکت کنید.

لینک شرکت در رویداد